Teilnahmebedingungen

Teilnahmebedingungen & Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) – Abtnaundorfer Parkfest

Veranstalter: Wir für Schönefeld e.V.

Diese Bedingungen sind verbindlicher Bestandteil der Teilnahme am Abtnaundorfer Parkfest. Sie gelten für alle beteiligten Personen, Institutionen, Dienstleister, Künstler, Händler, Gastronomen sowie Sponsoren. Mit der Anmeldung zur Veranstaltung werden sie verbindlich anerkannt.

1. Allgemeine Hinweise

Das Abtnaundorfer Parkfest findet im Landschaftsschutzgebiet Abtnaundorfer Park statt. Es gelten die Bestimmungen des Bundesnaturschutzgesetzes (BNatSchG) sowie des Sächsischen Naturschutzgesetzes (SächsNatSchG). Das unberechtigte Befahren oder Beparken, unsachgemäße Entsorgung oder andere Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 2.500 € geahndet werden. Es ist zwingend auf naturverträgliches Verhalten zu achten.

Ebenso sind offenes Feuer, Gasgrills, Feuerschalen oder Kerzen auf dem Gelände verboten, es sei denn, sie wurden ausdrücklich schriftlich genehmigt.

2. Teilnahme und Zulassung

Teilnehmen dürfen nur Personen und Organisationen, deren Teilnahme im Vorfeld schriftlich bestätigt wurde. Ein Rechtsanspruch auf Teilnahme besteht nicht. Mit Vertragsunterzeichnung gelten diese AGB als angenommen.

3. Standplätze, Aufbau & Abbau

  • Aufbau ist ausschließlich am Veranstaltungstag zwischen 9:00 und 11:00 Uhr möglich.

  • Bis spätestens 30 Minuten vor Veranstaltungsbeginn müssen sämtliche Fahrzeuge das Gelände verlassen haben.

  • Abbau darf frühestens ab 18:00 Uhr erfolgen oder nach ausdrücklicher Freigabe des Veranstalters.

  • Vorzeitiger Abbau wird mit einer Vertragsstrafe von 200 € belegt.

  • Es besteht nur dann Anspruch auf einen Standplatz, wenn Zahlung und unterzeichnete Vertragsunterlagen rechtzeitig vorliegen.

  • Bei Außentemperaturen über 30 °C sind Standbetreiber verpflichtet, einen geeigneten Feuerlöscher am Stand bereitzuhalten und  es kann es Änderungen im Aufbauablauf und in der Platzverteilung kommen. Entsprechende Anweisungen des Veranstalters sind zu befolgen

4. Befahren und Parken

  • Das Veranstaltungsgelände darf nur mit ausdrücklicher Genehmigung in Schrittgeschwindigkeit befahren werden.

  • Dauerhaftes Parken im Gelände ist nicht gestattet.

  • Fahrzeuge sind nach dem be und entladen außerhalb der Parkanlage auf öffentlichen Straßenflächen abzustellen – nicht innerhalb des Parks, auch nicht am Rand oder im Gebüsch oder hinter dem Standplatz!

5. Technik & Stromversorgung

  • Es besteht kein Anspruch auf Stromversorgung.

  • Wenn bereitgestellt, ist der Strom auf 220 V, < 10 A und < 16 kVA begrenzt.

  • Es dürfen ausschließlich zertifizierte, geprüfte und für den Außenbereich zugelassene Kabel verwendet werden.

  • Stromaggregate sind verboten, außer sie wurden vorab schriftlich genehmigt.

6. Müll, Ordnung & Lagerung

  • Jeder Standbetreiber ist verpflichtet, Müll selbst zu entsorgen.

  • Nicht gereinigte Flächen werden mit pauschal 50 € Reinigungsgebühr belegt.

  • Der Veranstalter stellt keine Lager- oder Unterstellmöglichkeiten zur Verfügung und verleiht keine Ausstattung (Tische, Stühle, Zelte etc.).

7. Musik, Künstler & GEMA

  • Musikdarbietungen (live, Tonträger, DJs) sind nur mit schriftlicher Genehmigung des Veranstalters auf dem eigenen Standplatz erlaubt.

  • Der Veranstalter übernimmt die GEMA-Gesamtanmeldung der Veranstaltung.

  • Ausführende Künstler erhalten vom Veranstalter einen Link zum GEMA-Onlineportal, über den sie ihre Setliste bis spätestens 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn einreichen müssen.

  • Bei Nichterfüllung haftet der Künstler selbst für Nachforderungen oder Vertragsstrafen durch die GEMA.

8. Künstlerausfall & Ersatz

  • Künstler können bis 60 Tage vor Veranstaltung kostenfrei zurücktreten.

  • Ab 59 Tagen vor Veranstaltungsbeginn muss ein gleichwertiger Ersatz gestellt werden, zu denselben Konditionen.

  • Erfolgt kein gleichwertiger Ersatz, trägt der Künstler Mehrkosten für Ersatzbuchungen bis zu 300 % der ursprünglich vereinbarten Gage.

  • Die Mehrkosten entstehen durch etwaige kurzfristige Ersatzbuchungen.

  • Wird die Veranstaltung abgesagt, entfällt die Gagenzahlung vollständig.

9. Rücktritt durch Standbetreiber

  • Standbetreiber können bis 60 Tage vor der Veranstaltung kostenfrei zurücktreten.

  • Bei einem Rücktritt zwischen 59 und 30 Tagen vor Veranstaltungsbeginn sind 50 % der Standgebühren zu zahlen.

  • Bei einem Rücktritt ab 30 Tagen vorher sind 100 % der Standgebühren fällig.

  • Alternativ kann ein gleichwertiger Ersatzstandbetreiber gestellt werden, der die gleichen Konditionen übernimmt. In diesem Fall entfällt die Zahlung.

Erklärung zum harten Zahlungskonzept und zur Bedeutung der Vertragsbindung

Als gemeinnütziger Verein sind wir bei der Durchführung dieser Veranstaltung auf die verlässliche Einhaltung aller Vereinbarungen angewiesen. Die vereinbarten Zahlungen dienen der Deckung der Gesamtkosten und sind ein fester Bestandteil unseres Kosten- und Finanzierungsplans gegenüber der Stadt Leipzig.

Nur durch diese Planungssicherheit können wir die absolut notwendigen Fördermittel erhalten und die Veranstaltung erfolgreich realisieren.

Unser Verein finanziert sich ausschließlich aus Mitgliedsbeiträgen und Spenden. Bleiben die Einnahmen hinter unserem Finanzierungsplan zurück, müssen wir die Differenzen aus unseren über Jahre angesparten Spendengeldern ausgleichen, wodurch die ohnehin hohen und notwendigen Eigenanteile zur Finanzierung der Veranstaltung unnötig steigen. 

Diese wenigen Spendengelder, die unser Verein über die Jahre erwirtschaftet hat, sind jedoch gezielt für die Entwicklung neuer Projekte im Stadtgebiet vorgesehen und sollten nicht für unvorhersehbare Mehrkosten verwendet werden.

Kurzfristig nicht planbare Kosten gefährden daher nicht nur die laufende Veranstaltung, sondern auch die langfristige Förderung und Umsetzung weiterer gemeinnütziger Projekte.

10. Sortiment & Verkauf

  • Es dürfen nur die im Vertrag vereinbarten Waren angeboten werden.

  • Änderungen sind nur mit schriftlicher Zustimmung des Veranstalters möglich.

  • Alle Verkaufsstände müssen mit Anbieterkennzeichnung (Name, Kontakt) versehen sein. Preise sind sichtbar auszuhängen.

11. Speisen & Getränke

  • Die Abgabe von Speisen und Getränken ist ausschließlich zugelassenen Gastronomiebetrieben gestattet.

  • Auch das kostenlose Verteilen von Kaffee, Kuchen oder Ähnlichem ist ohne Ausnahme verboten.

  • Gastronomen dürfen Pfand erheben.

  • Die Verwendung von offenen Flammen oder Gasgeräten ist nur mit Genehmigung zulässig.

12. Werbung & Sponsoring

  • Werbung (z. B. Banner, Plakate, Flyer) ist nur für vertraglich vereinbarte Produkte erlaubt und muss vorab genehmigt werden.

  • Sponsoren müssen Banner, Plakate und weiteres Werbematerial am Veranstaltungstag selbst und an den vereinbarten Positionen anbringen.

  • Alternativ ist eine schriftliche Vereinbarung notwendig, dass Material einen Tag vorher an das Organisationsteam übergeben wird.

13. Sicherheit, Ordnung & Weisungsrecht

  • Dem Ordnungspersonal ist uneingeschränkt Folge zu leisten. Es gilt das Hausrecht des Veranstalters.

  • Auch Behörden (Ordnungsamt, Polizei, Feuerwehr) sind weisungsbefugt.

14. Datenschutz

Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß DSGVO zur Organisation der Veranstaltung. Die vollständigen Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein „Wir für Schönefeld e.V.“ finden Sie hier:

Informationspflichten nach Artikel 13 & 14 DSGVO (PDF)

15. Wetter & Absage durch Veranstalter

Die Veranstaltung findet nicht bei jedem Wetter statt. Bei drohendem Dauerregen, Unwettern oder extremer Hitze über 30 °C behält sich der Veranstalter das Recht vor, die Veranstaltung kurzfristig abzusagen.

Ebenso kann die Veranstaltung abgesagt werden, wenn die Finanzierung durch den Wegfall von Fördermitteln nicht mehr gesichert ist.

Auch behördlich angeordnete Absagen aufgrund von Wetter- oder Sicherheitslagen (z. B. Hitze) sind möglich.

In allen Fällen ist jeglicher Schadensersatzanspruch ausgeschlossen. Der Verein haftet nicht für entgangene Einnahmen, Vorleistungen oder Folgekosten.

16. Schlussbestimmungen

Diese Teilnahmebedingungen sind Bestandteil des Vertrages. Ohne deren Anerkennung ist eine Teilnahme nicht möglich. Änderungen bedürfen der Schriftform. Die Bestimmungen gelten auch für mehrtägige Veranstaltungen.

Veranstalter:

Wir für Schönefeld e.V.

www.wfs-ev.de